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Planejamento diário:

Como organizar o dia

e aproveitar o tempo

Você já pensou que o dia precisaria ser mais longo para que você conseguisse dar conta de tudo o que precisava? Essa situação é extremamente comum. Vivemos na era da informação, da velocidade. É tudo aqui e agora. Sentimos que nunca podemos parar e estamos sempre em atividade constante. Mas, você já parou para pensar se sua organização está correta? Provavelmente seu dia terá um rendimento muito melhor.

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Quando falamos em gestão e organização de tempo, é impossível não falar sobre planejamento diário. Se sua meta maior é gerir melhor o tempo que tem, então é necessário iniciar com passos curtos para que, assim, atinja o mais longo. Primeiramente, planeje seu dia. Embora pareça fácil, é uma das etapas mais difíceis quando o assunto é organização. Não temos o hábito do planejamento. No post de hoje, vamos te mostrar quais as vantagens de planejar e daremos algumas dicas para não perder mais tempo.

Como fazer um

planejamento

1 - Faça uma lista das tarefas diárias

Antes de mais nada, você precisa definir quais são suas tarefas diárias. Precisamos sempre te lembrar de que você não é capaz de fazer tudo. Por isso, separe somente o que você sabe que vai dar conta de terminar. Para fazer a listagem e o checklist das tarefas, você pode utilizar uma agenda, post-it ou até mesmo aplicativos online que auxiliam na organização. Um bom exemplo é o Trello.

2 - Defina o que é prioridade

De nada adianta ter uma lista imensa de tarefas se não souber o que deve vir primeiro. Pense sempre no que é mais urgente. Se o prazo de entrega é no próximo dia, então significa que essa atividade estará a frente de outra que o prazo é apenas para o final da semana, por exemplo. Se você acredita que não precisa fazer sozinho, delegue. Guarda para você somente o que é prioritário.

3 - Defina prazos

Essa é uma dica muito importante para pessoas que trabalham por conta própria, por exemplo. Quando não temos alguém para definir nosso prazo, costumamos procrastinar e deixar tudo para a última hora. A definição dos prazos é fundamental para o bom andamento das tarefas e do planejamento. Não deixe para outro dia o que você pode - e deve - realizar hoje. Também existem as situações em que você precisa estabelecer um tempo para o evento que irá acontecer. Se você tem uma reunião com um cliente, estabeleça o tempo de duração mínima, suficiente para resolver tudo o que precisam, e máxima.

4 - Tenha um ambiente organizado

Não caia na falácia de que pessoas com mesas de trabalho bagunçadas são mais criativas, por exemplo. Pode até ser que haja um fundo de verdade, mas para raras exceções. Na maioria das vezes as pessoas estão apenas perdidas. Quando tudo está em desordem, seu cérebro também se perde. Além do mais, você perde muito mais tempo procurando objetos e documentos quando não há padronização e organização. Se desfaça de papéis e coisas que não possuem mais utilidades. Deixe tudo o que for mais importante em lugares próximos. Facilite para você mesmo!

5 - Entenda que você não é uma máquina

É comum que pessoas agitadas queiram abraçar o mundo. Essa é uma atitude ruim, tanto para a vida pessoal quanto para a profissional. Se você notou que está cansado, que não consegue se concentrar ou que perdeu um pouco do foco, pare! Descanse, pegue um ar, tome uma água. Deixar de lado também significa produtividade. Se você insistem em fazer algo enquanto está se sentindo mal, provavelmente terá uma perda considerável de rendimento. Além do mais, saiba dizer não. Se percebeu que está muito atarefado, não pegue mais nada. Sabemos que é complicado recusar um novo job ou ajudar um colega que está com dificuldades, mas não prejudique seu próprio trabalho.

Vantagens de ter um planejamento diário

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1 - Diminuição do risco de esquecimento

Se você é desorganizado, provavelmente já se esqueceu de alguma reunião ou algum job, por exemplo. Quando você possui um plano diário, nada disso acontece. Você acompanha todas as atividades e pode até dar um check nas que já foram cumpridas. Esse benefício leva a outro: a diminuição do stress.

2 - Crescimento profissional e pessoal

Quando você está organizado e tem as atividades em dia, se sente bem consigo mesmo. Dessa forma, torna-se mais produtivo tanto pela otimização do tempo quanto pela satisfação pessoal. Se você é um líder, ainda pode influenciar os colaboradores da empresa. Todo mundo sai ganhando.

3 - Tempo livre

Quando você define bem as tarefas, tudo flui. Dessa forma, com certeza você conseguirá terminar o que precisa em um tempo muito menor do que costumava antes de ser organizado. Não precisa ficar 10h em frente ao computador resolvendo problemas. Basta elencar as coisas mais importantes e resolver uma por uma.

4 - Diminuição de erros

Organização é sinônimo de melhora. Sabe aquele retrabalho que você já não aguenta mais ver? Então, ele pode sumir de vez se você seguir o planejamento diário. Se você possui um bom gerenciamento e está tranquilo para produzir, os erros diminuem consideravelmente.

Conclusão

Notou como tudo está diretamente ligado com a organização? Se você iniciar hoje, logo conseguirá perceber as melhorias diárias no rendimento, produtividade e o mais importante: otimização do tempo.

Aprender a gerenciar o tempo não significa trabalhar mais. É necessário parar, contemplar um pouquinho o que está próximo e, quando se sentir confortável, voltar ao trabalho. Nada é tão simples quanto uma receita de bolo. Por isso, é necessário testar e analisar o que funciona melhor para você. As vezes, post-its na parede são mais válidos do que uma agenda, por exemplo.

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Escrito por: 

Adriano Luiz Spanhol / CEO Revoluti